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Betriebskosten - Fristen und Modalitäten

Beschreibung: Nebenkostenabrechnung - same procedure as every year

Kategorie: Mietrecht

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[url=https://www.recht.de/phpbb/app.php/kb/viewarticle?a=71&sid=242d8cf80e2d461a77b16575a5428a1f]Knowledge Base - Betriebskosten - Fristen und Modalitäten[/url]

Unter Betriebskosten, auch Nebenkosten genannt, werden die Kosten verstanden, die ein Mieter bei entsprechender Vereinbarung -anteilig- neben der Nettomiete zu tragen hat. Unberührt davon bleiben Kosten, die der Mieter direkt mit einem Energieversorger abrechnet. Die umlagefähigen Betriebskosten ergeben sich aus der Betriebskostenverordnung (BetrKV) *klick* und sind in §2 BetrKV *klick* detailliert beschrieben. Sonstige, nicht in §2 BetrKV aufgeführte, Betriebskosten können nur dann umgelegt werden, wenn sie regelmässig anfallen. Klassisches Beispiel hierfür ist die Dachrinnenreinigung. Werden Dachrinnen nur gereinigt, wenn es erforderlich ist, so können die Kosten hierfür nicht umgelegt werden. Werden sie aber regelmässig im Frühjahr gereinigt, dann sind die Kosten umlagefähig.

Vereinbarte Betriebskosten können vom Mieter in Form von Pauschalen oder Vorauszahlungen getragen werden. Der Unterschied besteht darin, dass bei Pauschalen keine Pflicht zur Abrechnung besteht, bei Vorauszahlungen jedoch eine Abrechnung über geleistete Zahlungen gegen die effektiven Kosten gemäss §556 Abs. 3 BGB *klick* zwingend erforderlich ist. Betriebskostenpauschalen haben zunehmend den Rückzug angetreten, die Regel ist eigentlich die Vereinbarung über Betriebskostenvorauszahlungen und nur davon ist in der Folge die Rede.

Über Betriebskostenvorauszahlungen ist gemäss §556 Abs. 1 Satz 1 BGB *klick* jährlich abzurechnen, wobei dem Begriff jährlich doppelte Bedeutung zukommt.

1. Abrechnungszeitraum

Den Betriebskosten liegt ein Abrechnungzeitraum, auch Wirtschaftsjahr genannt, zugrunde. Dies ist in der Regel der Zeitraum 01.01.- 31.12. eines Jahres. Dieser Zeitraum kann aber nach billigem Ermessen des Vermieters anders definiert werden. So wäre z. B. der Zeitraum 01.03.- 28.02., 01.07.- 30.06 oder 01.10.- 30.09. durchaus legitim. Wichtig ist nur, dass dieser Zeitraum 12 Monate nicht überschreitet, siehe §556 Abs. 3 Satz 1 BGB *klick*. Dem zufolge ist eine Zusammenlegung mehrerer Abrechnungszeiträume/Wirtschaftsjahre nicht statthaft. Eine gewisse Ausnahme ist durch das so genannte Abflussprinzip möglich, wenngleich auch hier der Zeitraum von 12 Monaten gilt. Das bedeutet, dass auch Betriebskosten, die im vergangenen Abrechnungszeitraum -anteilig- angefallen sind, durchaus im aktuellen Zeitraum berücksichtigt werden können, da der Vermieter gemäss §556 Abs. 3 Satz 4 BGB *klick* zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist.

Beispiel:
Abrechnungszeitraum ist der 01.01.- 31.12.2007. Der Abrechnungszeitraum des Wasserversorgers wäre aber der 01.07.2007- 30.06.2008, er berechnet also umlagefähige Kosten für den Zeitraum 01.07.2007 - 30.06.2008. Die Rechnungsstellung erfolgt im Juli 2008, die Rechnung wird im August 2008 beglichen. Obwohl hier ein Teil der Kosten im -bereits abgerechnetem- Wirtschaftsjahr 2007 angefallen sind, darf der Vermieter diese Kosten im Wirtschaftsjahr 2008 voll umlegen. Entscheidend für die Umlage ist nämlich nicht der Zeitraum, in dem der Verbrauch angefallen ist, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Kosten beglichen wurden. Ausführliche Informationen dazu können dem Urteil des BGH vom 20. Februar 2008 *klick* entnommen werden.

2. Fristen

Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums/Wirtschaftsjahres hat der Vermieter gemäss §556 Abs. 3 Satz 2 BGB *klick* 12 Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung für den abgelaufenen Abrechnungszeitraum zu erstellen und sie dem Mieter innerhalb dieser 12 Monate vorzulegen. Legt der Vermieter die Abrechnung nicht fristgerecht vor, so ist der Mieter gemäss §556 Abs. 3 Satz 3 BGB *klick* von der Verpflichtung einer möglichen Nachzahlung befreit. Ein sich für den Mieter ergebendes Guthaben ist jedoch auszuzahlen.

Doch Regeln ohne Ausnahme gibt es nicht und so kann ein Vermieter die Betriebskostenabrechnung durchaus auch später vorlegen, wenn es dafür Gründe gibt, die er/seine Erfüllungsgehilfen nicht zu vertreten hat/zu vertreten haben, siehe ebenfalls §556 Abs. 3 Satz 3 BGB *klick*. Urlaub, Krankheit, Wechsel der Hausverwaltung/des Hausverwalters/Steuerberaters z. B. zählen nicht zu diesen Gründen, eher verspätet zugegangene Steuer- oder Abgabenbescheide, auf deren Ausstellung und Zusendung der Vermieter keinen Einfluss hat. Vor diesem Hintergrund gilt auch eine Betriebskostenabrechnung, die z. B. bis zum 31.12.2007 hätte vorgelegt werden müssen noch als fristgerecht vorgelegt, wenn sie dem Mieter aus o. g. -anerkannten- Gründen erst z. B. im März 2008 zugeht.

Doch das Mietrecht wäre einfach, wenn es nicht auch Ausnahmen von Ausnahmen gäbe. Folgendes Beispiel soll dies verdeutlichen.

Die fristgerechte Betriebskostenabrechnung (unterstellter Abrechnungszeitraum: 01.01.- 31.12.) für das Jahr 2006 hätte dem Mieter spätestens am 31.12.2007 vorliegen müssen. Die fristgerechte Vorlage ist aber nicht möglich, da der Vermieter nicht über abrechnungsrelevante und rechtskräftige Steuer- oder Abgabenbescheide für das Jahr 2006 verfügt. Diese gehen ihm erst im März 2008 zu. Eine Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2006 wird daher in 2007 nicht erstellt. Sie muss auch nicht zwingend erstellt werden, da der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist, siehe §556 Abs. 3 Satz 4 BGB *klick*. Nun, nachdem alle Belege für das Jahr 2006 vorliegen, sollte der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2006 zügig erstellen. Eine weitere -unnötige- Verzögerung könnte unangenehme Folgen haben.

Denn mit Urteil vom 05. Juli 2005 *klick* beschliesst der BGH: nach Wegfall des Hindernisses für eine fristgerechte Betriebskostenabrechnung ist der Vermieter gehalten, dem Mieter die -überfällige- Betriebskostenabrechnung unverzüglich, spätestens jedoch 3 Monate nach Wegfall des Hindernisses vorzulegen. Unterlässt er auch dies, so verwirkt er in der Regel seine Ansprüche auf Nachzahlung endgültig.

3. Der Tag danach

Vielen Haushalten verschlägt es nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung angesichts hoher Nachforderungen zunächst die Sprache. Doch es gilt, Ruhe zu bewahren und erstmal eine Nacht darüber zu schlafen, bevor die Betriebskostenabrechnung sachlich angegangen wird.

Es beginnt mit der Frage, ob die Abrechnung überhaupt nachvollziehbar ist. Dem Urteil des OLG Düsseldorf vom 06. Mai 2003 -24 U 99/02 - (siehe Rdn 17) *klick* ist zu entnehmen, dass erst eine nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung eine Fälligkeit der Nachforderung auslöst.

Ist die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar, so ist zu prüfen, ob sich in ihr auch nur die vertraglich vereinbarten Betriebskosten wiederfinden. Verwaltungskosten zählen nicht zu den Betriebskosten und sind somit nicht umlagefähig. Nicht umlegbare Kosten sind z. B.
  1. Alle Kosten für die Hausverwaltung[/*:m]
  2. Kosten des Hauswarts für verwaltende Aufgaben [/*:m]
  3. Aufwand, der für die Unterhaltung eines Büros entsteht [/*:m]
  4. Zeitaufwand für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung[/*:m]
  5. Zeitaufwand für Mietersprechstunden, sofern angeboten[/*:m]
  6. Zeitaufwand des Vermieters oder Personals für das kassieren/verbuchen der Miete[/*:m]
  7. Portokosten[/*:m]
  8. Kontogebühren[/*:m][/list:o]
    Gegen eine Betriebskostenabrechnung kann der Mieter Einwände erheben. Dazu hat er 12 Monate Zeit. Doch vor den Erfolg haben die Götter den Schweiss gesetzt und so sollte der Mieter sein Recht auf Belegeinsicht grundsätzlich ausüben. Dazu hat er 30 Tage nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Zeit. Erst nach Belegeinsicht kann ggfs. ein qualifizierter Einwand erhoben werden.

    Vermieter frei finanzierten Wohnraums sind nicht verpflichtet, der Betriebskostenabrechnung Belegkopien beizufügen. Ein Mieter solchen Wohnraums kann diese auch nicht einfordern, es sei denn, dass es für ihn unzumutbar ist, die Belegeinsicht in den Räumlichkeiten des Vermieters oder der Hausverwaltung durchzuführen. Dies ist i. d. R. dann der Fall, wenn Ex-Mieter und Ex-Vermieter/Hausverwaltung nach Beendigung des Mietverhältnisses durch (mehrere) hundert Kilometer getrennt werden. Aversionen gegen den Ex-Vermieter oder unpassende Öffnungszeiten einer beauftragten Hausverwaltung begründen diesen Anspruch nicht.

    Nach sorgfältiger Prüfung stellt sich nun heraus, dass die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist, eine oder mehrere Positionen sind also strittig. Der Mieter kann nun eine korrigierte Betriebskostenabrechnung verlangen. Wird in der -fehlerhaften- Betriebskostenabrechnung ein Zahlungsziel genannt, so empfiehlt es sich, die unstrittige Nachzahlung zu leisten und die Strittige zurück zu halten. Doch auch, wenn kein Zahlungsziel genannt wird, empfiehlt sich diese Vorgehensweise, denn die unstrittigen Kosten sind ja angefallen und deren Erstattung steht dem Vermieter zu.

    Oftmals ist es aber so, dass Mieter, die eine fehlerbehaftete Betriebskostenabrechnung erhalten, gar nicht zahlen, sondern nur eine korrigierte Abrechnung anfordern. In diesem Fall erreicht diese Abrechnung den Mieter meistens nach Ablauf der 12-Monats-Frist und es stellt sich nun die Frage, ob diese -nun korrekte- Abrechnung noch fristgerecht vorgelegt wurde. Denn wir erinnern uns: eine, aus Gründen, die der Vermieter zu vertreten hat, verspätet vorgelegte Betriebskostenabrechnung bewirkt, dass der Mieter keine Nachzahlungen leisten muss, sein Guthaben ist auszuzahlen. Diese Frage kann nur beantwortet werden, wenn die Art der Fehler definiert ist.

    Handelt es sich lediglich um inhaltliche bzw. materielle Fehler, so haben diese nach Ansicht des OLG Koblenz, Urteil vom 17. Januar 2005 - 12 U 1424/03 - und des BGH, Urteil vom 17. November 2004 - VIII ZR 115/04 *klick* keine schädliche Wirkung. Demzufolge gilt auch eine -korrigierte- Betriebskostenabrechnung als fristgerecht vorgelegt, wenn sie den Mieter nach Ablauf der 12-Monats-Frist erreicht. Die -erneute- Vorlage sollte nach Ansicht des LG Itzehoe, Urteil vom 29. April 2005 - 9 S 251/04 - analog zu §560 Abs. 2 BGB *klick* innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

    Inhaltliche bzw. materielle Fehler sind z. B.
    1. Rechenfehler[/*:m]
    2. unzutreffende Höhe einzelner Betriebskostenpositionen[/*:m]
    3. falscher Umlageschlüssel[/*:m]
    4. fehlende Erläuterung der Gesamtkosten[/*:m][/list:o]
      Formelle Fehler führen jedoch dazu, dass die Betriebskostenabrechnung in ihrer Gesamtheit unwirksam wird und neu erstellt werden muss. Erreicht die neu erstellte Betriebskostenabrechnung den Mieter nach Ablauf der 12-Monats-Frist, so ist er von der Pflicht zu Nachzahlung befreit, es sei denn, der Vermieter hat den Grund für die ursprünglich mangelhafte Betriebskostenabrechnung nicht zu vertreten. Dies kann z. B. bei unklarer Rechtslage der Fall sein.

      Ein formeller Fehler liegt vor, wenn die Abrechnungsgrundlage nicht zu einem richtigen Ergebnis führen kann. Das ist z. B. dann der Fall, wenn einzelne Kostenarten nicht getrennt wurden oder die gemischte Nutzung des Hauses nicht berücksichtigt wurde, also im Rahmen des Vorwegabzugs der gewerblichen Anteil nicht herausgerechnet wurde.

      Es gibt aber auch Betriebskostenabrechnungen, die weder fehlerhaft noch fehlerbehaftet sind. Das sind dann die Betriebskostenabrechnungen, die erst gar nicht erstellt werden. In diesem Fall kann der Mieter den Vermieter auffordern, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Folgt der Vermieter dieser Auforderung nicht, so darf der Mieter die Betriebskostenvorauszahlungen b. a. w. einstellen. Dieses Recht ergibt sich aus §273 Abs. 1 BGB *klick*. Der BGH hat sich mit Urteil vom 29. März 2006 - VIII ZR 191/05 - ebenfalls dazu geäussert. *klick*

      Summa sumarum kann gesagt werden, dass jeder Mieter gut beraten ist, die zweite Miete, also die Betriebskosten, sorgsam zu beleuchten. Denn eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung basiert nicht grundsätzlich auf der Boshaftigkeit des Vermieters, eher auf Unkenntnis, die sich nach mehrjähriger erfolgreicher Praxis aufgrund sich ändernder Gesetze oder Rechtsprechung ergibt.