Ablehnung Fahrtkostenerstattung wg. fehlendem Nachweis

[Shongululu]

Hallo zusammen,

Ich bin Arbeitnehmer und habe meine Lohnsteuererklärung in den letzten Jahren immer selbst mittels Steuersoftware XY gemacht. Aufgrund der großen Entfernung von meinem Wohnort zu meiner Arbeitstelle (knapp 130km je Richtung) habe ich in den vergangenen Jahren hohe Steuerrückzahlungen bekommen (letztes Jahr 3000€). Das Finanzamt hatte dafür stets einen Nachweis über die geltend gemachten Aufwendungen für gefahrene km gefordert. Im Jahr 2020 hatte sich an meiner Situation eigentlich nichts geändert, bis auf eine Sache: im Frühjahr letzten Jahres musste ich mein eigenes, defektes KFZ verkaufen, wodurch ich das restliche Jahr auf die Fahrzeuge meiner Freundin und verschiedener Familienmitglieder (Vater, Mutter, Schwester) zurückgegriffen habe. Diese Fahrzeuge waren für mich verfügbar, weil sie durch die coronabedingten Lockdowns in erheblich reduzierter Weise von ihren jeweiligen Haltern benötigt wurden. Aus diesem Grund konnte ich aber leider keinen konkreten km Nachweis für meine Steuererklärung erbringen.
Diesen Sachverhalt habe ich in meinen Anschreiben zur Lohnsteuererklärung erläutert.

Nun hat das Finanzamt meine gefahrenen km aufgrund fehlender Nachweise aber nicht akzeptiert und mir lediglich 28€ erstattet.
Ist das rechtens? Ich mein, ich hab mich schließlich nicht zur Arbeit gebeamt. Kann man da nicht auf die vergangenen Lohnsteuererklärungen und eine rechtliche Grundlage beim Einspruch verweisen? Wie genau ist da die Rechtslage?

Danke vorab für Tipps und Hilfe.
Gruß
Shongululu

[fodeure]

Aus diesem Grund konnte ich aber leider keinen konkreten km Nachweis für meine Steuererklärung erbringen.

Warum nicht? Worin besteht der Unterschied der Nachweise bei der Nutzung des eigenen Pkws oder eines fremden?

Nun hat das Finanzamt meine gefahrenen km aufgrund fehlender Nachweise aber nicht akzeptiert und mir lediglich 28€ erstattet.
Ist das rechtens?

Natürlich. Wer Aufwendungen geltend machen will, muß diese auch nachweisen können.

Ich mein, ich hab mich schließlich nicht zur Arbeit gebeamt.

Sicher. Aber welche Aufwendungen wurden bei der Überlassung der geliehen Pkws selbst getragen? Und warum kann das nicht nachgewiesen werden?

Kann man da nicht auf die vergangenen Lohnsteuererklärungen und eine rechtliche Grundlage beim Einspruch verweisen?

Die vergangenen Lohnsteuererklärungen hatten eine andere Grundlage. Wieso sollte man dann auf diese verweisen können?

[Tom998]

Ganz so einfach ist es m.E. doch nicht.
Im § 9 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG heißt es:

Zur Abgeltung dieser Aufwendungen ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro anzusetzen, höchstens jedoch 4 500 Euro im Kalenderjahr; ein höherer Betrag als 4 500 Euro ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

Wenn der Arbeitnehmer also unstrittig (Arbeitgeberbescheinigung?) an 230 (?) Tagen seine Tätigkeitsstätte aufgesucht hat (auch wenn zu Fuß gegangen wäre), wären 230*130*0,30=8970, maximal jedoch 4500 anzuerkennen. Ein höherer Betrag wäre bei Nutzung eines eignen oder überlassenen PKW anzusetzen, was ggf. durch weitere Nachweise zu belegen wäre. Hier kommen schriftliche Bestätigungen der verschiedenen Halter in Betracht.

[Hanomag]

Wie genau ist da die Rechtslage?

Wenn der Arbeitnehmer also unstrittig (Arbeitgeberbescheinigung?) an 230 (?) Tagen seine Tätigkeitsstätte aufgesucht hat (auch wenn zu Fuß gegangen wäre), wären 230*130*0,30=8970, maximal jedoch 4500 anzuerkennen. Ein höherer Betrag wäre bei Nutzung eines eignen oder überlassenen PKW anzusetzen, was ggf. durch weitere Nachweise zu belegen wäre. Hier kommen schriftliche Bestätigungen der verschiedenen Halter in Betracht.

@Tom98 hat recht. Leg Widerspruch ein. Die Widerspruchsstelle des FA wird nicht so blöde sein und eine Klage herausfordern. Der zuständige Finanzbeamte und auch @fodeure haben offensichtlich noch nicht realisiert, dass die Kilometerpauschale schon sehr lange durch eine Entfernungspauschale ersetzt wurde. Wikipedia schreibt u. a. dazu:

Im Gegensatz zur früher geltenden Kilometerpauschale kann die Entfernungspauschale unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel geltend gemacht werden. Das heißt, sie gilt nicht nur für Auto- und Motorradfahrer, sondern auch für Nutzer der Eisenbahn, der Straßenbahn, des Omnibusses, eines Bootes, des Fahrrades und für Fußgänger.

[FM]

Es geht vermutlich schon um die erwähnte Ausnahme:

ein höherer Betrag als 4 500 Euro ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

und da möchte das Finanzamt eben prüfen können, ob das wirklich der Fall war. Denkbar wäre z.B. auch, dass man als Mitfahrer bei einem Kollegen oder mit der Bahn zur Arbeit kam.

Wenn man angibt "ich habe an den Tagen .... den PKW meine Freundin benutzt" wird das FA in deren Steuererklärung nachsehen, ob sie ihn da selbst auch angegeben hat oder nicht. Falls ja, gibt es größeren Ärger.

[bavarian tax collector]

@Hanomag du bist lang genug hier Forum unterwegs um zu wissen, dass es im Steuerrecht nicht Widerspruch sondern Einspruch heißt!
„Klugsch…-Modus“ aus!

Doch im Jahr 2020 hat sich etwas verändert!

Zum einen ist wegen Corona und der damit zusammen hängender häufiger Home Office Pflicht in dem Einspruch mit Sicherheit auch die Anzahl der Tage nachzuweisen (130 km klingt nicht nach Schichtdienst im (Wortsperre: Firmename)-Lager!).

Zum andern wirkt natürlich dadurch auch der Verzicht auf das eigene Auto (kann das FA über den Zoll abfragen) auch eher als Beweis des ersten Anscheins, dass wohl keine Fahrten angefallen sind.

Aber natürlich heißt das nicht, dass die Fahrten nicht trotzdem mit einem überlassenen Kfz durchgeführt wurden!

Die bestätigenden Kfz-Halter sollten natürlich im besten Fall nicht auch 230 Tage Fahrren-Arbeitsstätte in ihren Erklärungen haben!

taxpert

[Chavah]

Tom, deine Auskunft deckt sich mit meiner Erfahrung. Mein Arbeitsplatz war auch nicht nur weit vom Wohnort entfernt, es kamen noch häufige Änderungen dazu, welche einen Umzug wenig sinnvoll erscheinen ließen. Wenn ich mit meinem eigenen PKW fuhr, dann habe ich die Nachweise + Benzinquittungen eingereicht. Dazu kam dann die Bestätigung des Arbeitgebers. Wenn ich ein anderes Auto fuhr, was auch vorkam, habe ich die Bestätigung des Halters mit eingereicht. Das hat eigentlich immer geklappt. Ich habe noch zusätzlich bestätigt bzw. mir bestätigen lassen, dass es sich um keine Fahrgemeinschaft handelte. Das war meinem Finanzamt seinerzeit wichtig.

Chavah

[Hanomag]

und da möchte das Finanzamt eben prüfen können, ob das wirklich der Fall war. Denkbar wäre z.B. auch, dass man als Mitfahrer bei einem Kollegen oder mit der Bahn zur Arbeit kam.

Wenn man angibt "ich habe an den Tagen .... den PKW meine Freundin benutzt" wird das FA in deren Steuererklärung nachsehen, ob sie ihn da selbst auch angegeben hat oder nicht. Falls ja, gibt es größeren Ärger.

Das hat Tom erwähnt und ich habe es nicht ausgeschlossen. Ist ja auch gut, dass bei hohen Aufwendungen genauer geprüft wird.

@Hanomag du bist lang genug hier Forum unterwegs um zu wissen, dass es im Steuerrecht nicht Widerspruch sondern Einspruch heißt!
„Klugsch…-Modus“ aus!

Da ich selbst in der Vergangenheit bereits viele Einsprüche eingelegt habe, ist Dein Einwand ist vollkommen berechtigt.

[hambre]

Ich mein, ich hab mich schließlich nicht zur Arbeit gebeamt.

Das behauptet ja niemand. In 2020 wurde aufgrund Corona in vielen Firmen eine Home-Office Pflicht eingeführt.

Aber lass mich raten:
Vater, Mutter und Schwester haben Home-Office gemacht. Als einziger in der Familie bist Du aber trotz des sehr langen Arbeitsweges jeden Tag weiter zur Arbeit gefahren. Du hast zwar einen Bürojob, bei dem Home-Office möglich wäre, aber alleine zu Hause im Home-Office zu arbeiten ist nichts für Dich. Du verbringst lieber jeden Tag 2,5 Stunden auf der Autobahn, weil Dir der persönliche Kontakt zu Deinen Kollegen sehr wichtig ist.
Bei der Fahrtstrecke muss man spätestens jeden dritten Tag Volltanken. Die Tankquittungen hast Du aber nicht mehr, weil Du nicht wusstest, dass Du diese aufbewahren musst. Außerdem hast Du immer in bar bezahlt, so dass sich auch nicht durch Kontoauszüge nachweisen lässt, dass so oft getankt wurde.
Obwohl Du jedes Jahr nach Nachweisen für die gefahrene Fahrtstrecke gefragt wurdest, konntest Du natürlich nicht wissen, dass bei Nutzung eines anderen Fahrzeugs ebenfalls solche Nachweise erforderlich sein könnten.
Dass die 3 Fahrzeuge von Vater, Mutter und Schwester zusammen eine Jahresfahrleistung von deutlich über 60.000km haben kannst Du auch nicht nachweisen, weil es keine Belege über die jeweiligen Kilometerstände und Jahresfahrleistungen des Jahres 2019 oder von anderen Vorjahren gibt.
Und Deinen Arbeitgeber möchtest Du auch nicht darum bitten, eine Bescheinigung auszustellen, nach der Du kein Home-Office gemacht hast, weil der die Anwesenheit nicht überwacht hat und daher so eine Bescheinigung nicht ausstellen will.

Wenn das, was ich erraten habe alles so zutreffend ist, dann hat das Finanzamt die Entfernungspauschale zu Unrecht nicht anerkannt. Allerdings war es grob fahrlässig, keine Beweisvorsorge zu treffen, so dass ein Einspruch mit der Behauptung, man sei jeden Tag mit dem Auto von Verwandten zur Arbeit gefahren nicht zielführend ist.

Allerdings kann man durchaus einen Einspruch dahingehend einlegen, dass man bis zum Beginn der Corona-Krise jeden Tag mit dem Auto gefahren ist und danach mindestens die Home-Office-Pauschale anzuerkennen ist. Das bringt dann zwar keine Steuererstattung in Höhe von 3.000€ aber immer noch deutlich mehr als 28€.

[Shongululu]

Vielen Dank für die Rückmeldungen. Mein Job lässt kein Home Office zu - ich war also an jedem meiner Arbeitstage vor Ort. In der Vergangenheit wurde vom Finanzamt nicht Tankbelege, sondern ein Kilometernachweis ausgestellt von meiner KFZ-Versicherung verlangt. Daher war ich der Meinung, ich müsse solch einen Nachweis erbringen. Wenn die schriftliche Bestätigung der anderen Fahrzeughalter einen Ersatz darstellen könnte, dann ist das einen Versuch wert.
Ich werde nun einen Nachweis von meinem Arbeitgeber über meine Arbeitstage vor Ort und die schriftliche Bestätigung der anderen Fahrzeughalter mit meinem Einspruch einreichen und euch anschließend berichten.
Nochmals danke an alle!

[Hanomag]

In der Vergangenheit wurde vom Finanzamt nicht Tankbelege, sondern ein Kilometernachweis ausgestellt von meiner KFZ-Versicherung verlangt.

Das ist aber sehr großzügig, weil die Versicherungen in der Regel die angegebenen KM-Stände ohne Nachprüfung akzeptieren. Wer dort falsche Angaben macht, wird im Schadensfall büßen müssen. Tankbelege sind auch relativ unglaubwürdig, weil diese vom Fuhrpark der Familie stammen könnten. Sicherer sind TÜV-Berichte und Werkstattrechnungen des betreffenden Fahrzeuges. Die muss man nur aufbewahren, dann können sie vorgelegt werden. Allerdings sollte man darauf achten, dass die Kilometerstände von den Werkstätten richtig dokumentiert werden, weil mancher Rechnungsaussteller sich nicht die Mühe macht, den richtigen Stand abzulesen.

[Shongululu]

Hallo nochmal,

wie versprochen wollte ich euch über den weiteren Verlauf informieren.
Ich hatte Einspruch eingelegt und vier Schreiben meiner Familienmitglieder und Freundin beigelegt, worin diese bestätigen, dass ich auf ihre Fahrzeuge zurück gegriffen habe, um in die Arbeit zu fahren. Nun kam folgende Antwort:
"Ihrem Antrag kann nicht stattgegeben werden.
Die benötigten Nachweise über die gefahrenen Kilometer können nicht vorgelegt werden.
Die vorgelegten Bestätigungen zur Überlassung der Fahrzeuge reichen nicht aus."

Mehr steht nicht drin. Nun weiß ich auch nicht, was ich sonst noch tun kann, um meine Fahrkostenerstattung durchzusetzen. Das gilt doch nicht nur für's eigene Auto - wie soll man denn die genauen Kilometer nachweisen in so einem Fall?
Danke für weitere Tipps.

[Chavah]

Ich weiss jetzt nicht, wie der Verfahrensstand genau ist. Wenn über den Widerspruch förmlich entschieden ist, dann sind wir nach meinen Kenntnissen am Ende der Fahnenstange angelangt. Dann käme nur noch die Klage in Betracht. Ob die Aussicht auf Erfolg hat, ist schwer einzuschätzen. Ich weiß von einem Fall, da hat das FA eine eidesstattliche Versicherung des direkten Vorgesetzten, dass er ständig den PKW des Betroffenen auf dem Betriebsparkplatz gesehen habe, auch konnten zumindest einige Quittungen vorgelegt werden, die von Tankstellen auf dem Weg stammten. Da war es allerdings der eigene Wagen.

Ich sehe hier das Problem, dass ja gar nichts vorgelegt werden kann. Man kann weder klar sagen, mit welchen PKWs wann die Strecke zurückgelegt worden ist, dann keine Tankquittungen, wie will man dann was glaubhaft vortragen?

Chavah

[Froggel]

Ich hatte Einspruch eingelegt und vier Schreiben meiner Familienmitglieder und Freundin beigelegt, worin diese bestätigen, dass ich auf ihre Fahrzeuge zurück gegriffen habe, um in die Arbeit zu fahren.

Und was war mit der Bestätigung durch den Arbeitgeber?

[FM]

Das klingt widersprüchlich:

Ich hatte Einspruch eingelegt
.....
Nun kam folgende Antwort:
"Ihrem Antrag kann nicht stattgegeben werden.

Hat das Finanzamt über einen Antrag entschieden oder über den Einspruch?

Wenn schon über den Einspruch, geht es jetzt hier weiter:
https://www.fg-muenster.nrw.de/infos/faq/index.php
(nicht "hier" im örtlichen Sinne, sondern von der Instanz her)

Auch wenn das FG dort sagt:

Nein, vor dem Finanzgericht kann jeder seine Sache selbst vertreten. Man kann aber auch eine Rechtsanwältin/einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin/einen Steuerberater oder eine Wirtschaftsprüferin/einen Wirtschaftsprüfer mit der Wahrnehmung seiner Rechte beauftragen oder sich der Hilfe eines Beistandes (etwa eines Bekannten) bzw. eines Lohnsteuerhilfevereins bedienen. Erst im Falle eines Rechtsmittelverfahrens vor dem Bundesfinanzhof besteht die Verpflichtung, sich entsprechend professionell vertreten zu lassen.

ist es gerade im Finanzgerichtsverfahren - dringender als in den anderen dreistufigen Gerichtszweigen - sehr anzuraten, das einem Rechtsanwalt oder Steuerberater machen zu lassen. Was man da in der ersten Instanz versaut, kann oft auch der beste Spitzenanwalt in der zweiten Instanz nicht mehr richten.