Familienkasse zerstört Originale die nicht für Sie bestimmt war

[McDreamy]

Hallo zusammen,

Person X sendet versehentlich einen Elterngeldantrag an die Familienkasse (die nur für Kindergeldanträge zuständig ist).

Der Antrag kommt in KOPIE zurück, mit dem Brief das wohl die Adresse vertauscht wurde und die Familienkasse nicht zuständig ist.

Nach mehreren Nachfragen, warum diese sensiblen Unterlagen kopiert worden sind, konnte man diese Frage nicht beantworten.
Auf die Bitte, dass die Originale des Irrläufers zurück gesendet werden, teilte man mit, dass diese nicht mehr auffindbar sind.
Aufgrund der aktuellen Ablagestruktur (einem Zahlencode), hätte Person X auf dem Rückschreiben den Zahlencode rechts oben "behalten" und "nennen" müssen, damit eine Rücksendung der Originale erfolgen kann. So wären die Originale nicht weiter auffindbar, da eine Zuordnung von Name, Adresse oder Datum nicht möglich sei.
Die Originale würden in wenigen Tagen zerstört werden (4 Wochen Aufbewahrungsfrist, Mitte März abgelaufen) und man könne dies nicht verhindern.

Auf mehrfache Nachfrage des Datenschutzbeauftragten konnte dieser an X in über 10 Gesprächen nicht genannt werden. Eine Email-Adresse oder direkter Kontakt zu diesem konnte nicht aufgebaut werden. X wurde weiterhin nur an ein allgemeines Kontaktformular weitergeleitet, was ja "ausreichend" sei.
Das Ausfüllen des Formulars hat zumindest in 14 Tagen keinerlei Antwort gebracht.

Frage:

1) Sind hier rechtliche Verstöße gegen den Datenschutz zu erkennen?
2) Kann X Regress wegen der Zerstörung von Originalen fordern, da er diese nun neu anfordern und auch bezahlen muss?
3) Ist die Familienkasse gezwungen den Datenschutzbeauftragten nennen zu können oder reicht hier ein allgemeines Formular aus?

[webelch]

Der Kontakt zum Datenschutzbesauftragten des entsprechenden Bundeslandes dürfte durch kurze Recherche im Internet herzustellen sein.

Vermutlich wurde die eingehende Post für die Bearbeitung in einem elektronischen System bei Eingang digitalisiert. Daher kann nur noch ein Ausdruck vorgenommen werden. Die Quellen (Originale) der Eingänge werden dann üblicherweise datenschutzkonform gelagert und vernichtet.

[ExDevil67]

Wo soll da jetzt ein Datenschutzverstoß vorliegen? Die Daten waren zwar nicht für die Familienkasse bestimmt, wurden aber von dieser ja nur dem Absender offenbart. Aber keinem Dritten. Das intern Kopien angefertigt und die Originale vernichtet wurden hat nix mit Datenschutz zu tun.

Wäre hier überhaupt der Landesdatenschutzbeauftragte zuständig? Die Familienkassen sind doch afaik organisatorisch bei der Agentur für Arbeit angegliedert. Müsste dementsprechend nicht der Bundebeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig sein?

[Deputy]

Ich verstehe das Problem nicht ganz. Das Original wird offensichtlich zerstört - und kann damit nicht weitergegeben werden. Wahrscheinlich wurde es gescannt, und die Kopie ist einfach eine Ausdruck des Scans. Wann der gelöscht müsste wird man extra anfragen, ich weiß nicht wie es mit Vorschriften bzgl. der Aktenhaltung aussieht.

Was will man denn mehr, wie dass das Original vernichtet wird?

Man schickt den Antrag erneut ab, und zwar an die richtige Stelle.

[Evariste]

1) Sind hier rechtliche Verstöße gegen den Datenschutz zu erkennen?

Nein. Beim Datenschutz geht es um Daten, nicht um die physische Form, in der sie vorliegen.

2) Kann X Regress wegen der Zerstörung von Originalen fordern, da er diese nun neu anfordern und auch bezahlen muss?

Wenn es sich bei der Familienkasse um eine normale Firma handeln würde, wahrscheinlich schon. Bei einer Behörde bin ich mir nicht so sicher. Hier spielt dann auch eine Rolle, dass der Betroffene das Problem gleich 2mal mitverschuldet hat, einmal durch die Einsendung an die falsche Stelle und das andere Mal, weil er wohl das Rückschreiben nicht aufgehoben hat.

3) Ist die Familienkasse gezwungen den Datenschutzbeauftragten nennen zu können oder reicht hier ein allgemeines Formular aus?

Ein allgemeines Formular reicht _nicht_ aus, weil hier keine Vertraulichkeit gegeben ist. Der Betroffene muss in der Lage sein, sich direkt an den Datenschutzbeauftragten zu wenden, ohne dass die Anfrage erst durch alle möglichen Hände geht.

Art. 38 Abs. 4 DSGVO:

Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen.

Der Betroffene könnte aber einfach einen Brief schreiben. Der dürfte dann auch ankommen. Oder man schaut im Internet nach; zuständig ist übrigens die Datenschutzbeauftragte der Bundesagentur für Arbeit.

[ktown]

Mir war überhaupt nicht bewusst, dass die Einreichung des Elterngeldantrages Geld kostet.
Die Formulare gibt es übrigens hier und hier kann man den Antrag digital einreichen.

[Deputy]

2) Kann X Regress wegen der Zerstörung von Originalen fordern, da er diese nun neu anfordern und auch bezahlen muss?

Ich hab die Formulare runtergeladen, ausgefüllt und verschickt - was für Kosten sollen da jetzt bei der Anforderung entstehen? Der Ausdruck / das Porto?

Vielleicht sollte die Familienkasse Person X dann auch in Regress nehmen. Schließlich hat Person X mit der Familienkasse Formulare einer Behörde zugeschickt , die nichts damit zu tun hat - und damit dort durch seinen Fehler Arbeit (=Kosten) verursacht.

Mal ehrlich - da sollte die Familienkasse schon an Regress denken ...

[Tastenspitz]

Nach mehreren Nachfragen, warum diese sensiblen Unterlagen kopiert worden sind, konnte man diese Frage nicht beantworten.

Datenschutz halt.
Bei "meiner" Familiekasse ist der Datenschutzbeauftragte direkt ganz unten verlinkt.
U

[Evariste]

Mir war überhaupt nicht bewusst, dass die Einreichung des Elterngeldantrages Geld kostet.

Es geht wohl um Unterlagen, die zusammen mit dem Elterngeldantrag eingereicht werden müssen und die eventuell neu besorgt werden müssen. Wobei mir da aber auch nicht ganz klar ist, um was es geht.

[Heiko66]

Mir war überhaupt nicht bewusst, dass die Einreichung des Elterngeldantrages Geld kostet.

Es geht wohl um Unterlagen, die zusammen mit dem Elterngeldantrag eingereicht werden müssen und die eventuell neu besorgt werden müssen. Wobei mir da aber auch nicht ganz klar ist, um was es geht.

Vermutlich die Geburtsurkunde. Man erhält aktuell extra eine wo drauf steht "Geburtsurkunde zur Beantragung von Elterngeld". Es soll dann auch unbedingt diese sein, die man zuschickt und keine "gewöhnliche Geburtsurkunde". Dann braucht es ggf. noch eine Bescheinung des Arbeitgebers und der Krankenkasse zum Thema was ist da an Geld hinsichtlich Mutterschutz gezahlt worden.

[ktown]

Vermutlich die Geburtsurkunde. Man erhält aktuell extra eine wo drauf steht "Geburtsurkunde zur Beantragung von Elterngeld". Es soll dann auch unbedingt diese sein, die man zuschickt und keine "gewöhnliche Geburtsurkunde".

Wohl eher nicht.
Beispiel Standesamt Mannheim:

Die Bescheinigungen für Kindergeld, Elterngeld und Mutterschaftshilfe erhalten Sie gebührenfrei.

und wieso ein Arbeitgeber oder die Krankenkasse Gebühren verlangen kann erschließt sich mir nicht.

[FM]

Vermutung: er hat statt der gebührenfreien Geburtsurkunde eine normale hingeschickt, weil er nicht wusste, dass es für diese Zwecke nichts kostet. Dann müsste man sich eben jetzt die kostenfreie Version vom Standesamt holen.

[Heiko66]

Die Bescheinigungen für Kindergeld, Elterngeld und Mutterschaftshilfe erhalten Sie gebührenfrei.

Die Frage ist, ob das dauerhaft meint oder erstmalig. Ich würde stark vermuten erstmalig/einmalig. Ich musste für jede weitere Geburtsurkunde die ich habe wollte zahlen. Wenn nun eine verlustig geht, bekommst du zumindest in Berlin keine kostenfrei nach (wobei das größere Problem sein dürfte überhaupt einen Termin zu bekommen)

[ktown]

Standesamt Berlin:

Nun benötigen Sie eine Geburtsurkunde. Diese erhalten Sie beim Standesamt, in dessen Bezirk Ihr Kind geboren wurde. Zusätzlich erhalten Sie - zu den kostenpflichtigen Geburtsurkunden für Ihre Unterlagen - insgesamt 3 kostenfreie Urkunden für unterschiedliche Zwecke (Elterngeld, Kindergeld, Krankenkasse).

Nun ist es so, dass z.B. die Krankenkasse üblicherweise kein Original benötigt. Somit hat man 4 Freiversuche
Achja Antragsformular der Familienkasse Berlin

Beim Antrag aufgrund der Geburt eines in Deutschland geborenen Kindes ist die Geburtsbescheinigung für Kindergeld oder die Geburtsurkunde nur auf Anfrage der Familienkasse vorzulegen.

und im Merkblatt der Familienkasse steht:

Reichen Sie daher nach Möglichkeit keine Originale, sondern Kopien von den erforderlichen Nachweisen ein.

Man sollte also weniger vermuten, sondern mehr recherchieren.

Wollen sie das ganze auch noch für Brandenburg haben. Man weiß ja nie. Sie scheinen ja mal dort und dann wieder woanders zu verweilen.

[Heiko66]

Du hast jetzt recheriert was ich gesagt habe. Du bekommst 3 kostenfreie Geburtsurkunden die für den jeweiligen Zweck auch noch gelabelt sind. Wenn du eine davon verbaselst brauchst du die in neu => kostet ziemlich sicher Geld...

Bei mir ist der Prozess schon 4 Jahre her (was auch immer sich seit dem getan hat) aber die Familienkasse wollte ziemlich sicher das "gelabelte Original" haben. Das musste ich nämlich nachschicken nachdem ich nur eine Kopie einer allgemeinen nicht kostenfreien Geburtsurkunde mitgeschickt hatte.